Das kleine 1×1 des Übersetzungsmanagements

Dieser Artikel wurde am 13. April 2023 veröffentlicht und am 22. Oktober 2024 aktualisiert.

Projekte müssen nach klaren Regeln gesteuert und gelenkt werden, damit sie im definierten Zeitplan und Budgetrahmen bleiben. Das gilt gerade für Übersetzungen – denn deren Komplexität explodiert, wenn das Textvolumen und die Anzahl der Sprachen zunehmen.

Dieser Artikel dient als Ratgeber für das professionelle Übersetzungsmanagement. Wir erklären, was unter dem Begriff zu verstehen ist, demonstrieren die Vorteile von Projektmanagement für Übersetzungen, skizzieren die 7 Stadien eines Übersetzungsprojekts und zeigen Insidertricks.

Milengo ist ein nach ISO 17100 zertifizierter Sprachdienstleister, der weit mehr als nur Übersetzungen liefert. Wir beraten unsere Kunden, wie sie Lokalisierungsprojekte mit der richtigen Technologie und smartem Projektmanagement meistern.

Neugierig geworden? Dann vereinbaren Sie ein Gespräch mit unseren Experten.

Was ist Übersetzungsmanagement?

Übersetzungsmanagement umfasst die strategische Planung und Steuerung des gesamten Übersetzungsprozesses – von der Beauftragung eines Projekts bis zur finalen Lieferung. Das Ziel ist ein reibungsloser Ablauf, durch den ein Projekt termingerecht, im Budgetrahmen und in zufriedenstellender Qualität abgeschlossen wird – egal ob eine Website, eine App oder eine Anleitung übersetzt wird.  

Idealerweise begleitet eine erfahrene Lokalisierungsmanagerin bzw. ein erfahrener Lokalisierungsmanager das Projekt dabei im gesamten Verlauf – vom Klären der Anforderungen und Zusammenstellen eines Übersetzerteams über die Auswahl der richtigen Software und Entwicklung des Projektplans bis zum Terminologiemanagement und der Implementierung von Styleguides.

Viele Unternehmen nutzen ein Translation Management System (TMS), um bei der Übersetzungsplanung noch effizienter zu werden. Diese Softwareplattformen automatisieren nervige Routineaufgaben, bündeln Projektinfos an einem zentralen Ort und erleichtern die Zusammenarbeit im Team. Darüber hinaus kombinieren sie wertvolle Features wie Translation Memories und KI-Übersetzungen. Ein TMS kann Projektlaufzeiten verkürzen, Kosten senken und die Qualität von Übersetzungen spürbar verbessern.  

Kurzum: Mit einem professionellen Projektmanager und der Nutzung eines TMS legen Sie den Grundstein für das Erreichen Ihrer globalen Kommunikationsziele.

5 Vorteile von Übersetzungsmanagement

• Höhere Übersetzungsqualität: Korrekte und flüssig lesbare Übersetzungen minimieren sprachliche Missverständnisse. Besonders bei technischen oder juristischen Texten können schon kleine Fehler schwerwiegende Folgen haben. Ein effektives Übersetzungsmanagement bedeutet, dass Ihr Unternehmen mit muttersprachlichen Experten zusammenarbeitet und eine funktionierende Qualitätssicherung implementiert.
• Verlässliche Ergebnisse: Konsistente Übersetzungen sind ein Garant für zufriedene Kunden und eine stimmige Markenkommunikation. Ein effektives Übersetzungsmanagement sorgt dafür, dass Ihre Inhalte über alle Kanäle und Sprachen hinweg einheitlich übersetzt werden. Dazu gehört der Aufbau von Ressourcen wie Übersetzungsspeichern und Terminologieglossaren.
• Zeit und Geld sparen: Eine durchdachte Strategie für Ihr Übersetzungsmanagement optimiert Prozesse und senkt Kosten. Unternehmen, die regelmäßig Dokumente überarbeiten, können mit Übersetzungssoftware erheblich Zeit sparen – denn diese erkennen Text-Updates automatisch, sodass sich Übersetzende auf neue Inhalte konzentrieren können.
• Weniger Stress in Teams: Übersetzungen erfordern das nahtlose Zusammenspiel interner und externer Teams. Ein heiliger Grundsatz im Projektmanagement für Übersetzungen ist das zentrale Bündeln von Informationen. Dadurch bleiben alle Projektakteure auf dem gleichen Stand, was eine nahtlose Kommunikation im Hinblick auf Projektupdates und Statusberichte ermöglicht.
• Reibungslose Übersetzung unterschiedlicher Dateiformate: Eine genaue Kenntnis der Dateiformate, mit denen Sie arbeiten, und der Zugang zu Übersetzungssoftware mit API-Integrationen reduzieren den Aufwand für die Textextraktion und den Reimport von übersetzten Inhalten in ihr Zielformat.

7 Stadien eines Übersetzungsprojekts

1. Anforderungsprofil erstellen: Welche Inhalte müssen übersetzt werden? Und in welche Sprachen? In welchem Format wird die gelieferte Übersetzung benötigt? Wie hoch ist das Lokalisierungsbudget? All diese Fragen sind vor Projektbeginn zu klären.
2. Strategische Umsetzung: Dazu gehört die Identifizierung der optimalen Prozesse und Übersetzungssoftware sowie der Aufbau eines Übersetzungsteams. Ist noch kein Tool-Stack vorhanden, besteht der nächste Schritt darin, die geeigneten Tools zu identifizieren.
3. Inhalte vorbereiten: Unterschiedliche Inhalte erfordern eine unterschiedliche Vorbereitung. Zum Beispiel müssen Videos für die Untertitelübersetzung oder das Dubbing transkribiert werden, und Softwarecode muss für die Übersetzung lokalisiert werden.
4. Übersetzen: Nun ist es soweit! Die Texte werden an die Übersetzenden übergeben, die sie in die Zielsprachen übertragen. Ganz entscheidend ist dabei, mit Muttersprachlern zusammenzuarbeiten, damit sprachliche und kulturelle Nuancen berücksichtigt werden.
5. Qualitätskontrolle: Unter anderem wird gecheckt, ob Stilrichtlinien und terminologische Vorgaben eingehalten wurden – aber auch die Korrektheit der Formatierung und die Vermeidung von Flüchtigkeitsfehlern ist zu berücksichtigen.
6. Text in finales Format bringen: Eine japanische Übersetzung ist in der Regel kürzer als derselbe Text auf Deutsch. Verschiedene Dateiformate erfordern zudem unterschiedliche Software- und Technikkenntnisse. Das Design von Broschüren oder Websites muss im Detail berücksichtigt werden, wenn übersetzte Inhalte in ihr endgültiges Dateiformat zurückgeführt werden.
7. Veröffentlichen: Teilen Sie die übersetzten Dokumente mit Ihrer Zielgruppe – geschafft!

Projekte clever managen

Je nach Anforderungen und Ressourcen stehen Unternehmen einige Optionen für das Projektmanagement von Übersetzungen offen. Hier sind die gängigsten Ansätze:

• Internes Übersetzungsmanagement mit manuellen Prozessen: Viele Unternehmen verwalten ihre Übersetzungsprojekte inhouse in rudimentären Word- oder Excel-Dateien. Dabei werden Texte in Strings unterteilt und Übersetzenden in Tabellenform bereitgestellt. Für kleinere Projekte mag das noch ausgehen; nimmt jedoch die Zahl der Sprachen und Inhalte zu, stößt diese Methode schnell an Ihre Grenzen. Hier kann ein Translation Management System Abhilfe schaffen.
• Internes Übersetzungsmanagement mit automatisierten Prozessen: Teams können ein Translation Management System wie Lokalise nutzen, um Projekte unkomplizierter zu verwalten. Bei der Entscheidung für ein bestimmtes TMS muss klar sein, welche Übersetzungsanforderungen Ihr Unternehmen hat und welche Ziele mit der Software erreicht werden sollen. Dazu gehören:
  • Professionalisierung des Übersetzungssetups: Für Unternehmen relevant, die schnell wachsen und Übersetzungen benötigen, um ihre Expansion voranzutreiben.
  • Skalierung von Übersetzungen: Für Unternehmen relevant, die bereits intern Übersetzungen anfertigen, aber Unterstützung bei der Etablierung flexibel skalierbarer Workflows brauchen.
  • Optimierung von Übersetzungen: Für Unternehmen relevant, die bereits Lösungen einsetzen, aber noch nicht von Übersetzungssoftware und Best Practices profitieren.
• Outsourcing: Sprachdienstleister (Language Service Provider, LSP) wie Milengo unterstützen Sie nicht nur bei der Auswahl der passenden Übersetzer für Ihr Projekt, sondern stellen Ihnen auch Projektmanager zur Seite, die Ihre Übersetzungsprojekte professionell betreuen.

Hybrid: Einige Unternehmen kombinieren ein eigenes Translation Management System mit Sprachdienstleistern, um ihrem Team mehr Zeit für strategische Aufgaben zu verschaffen.

Case Study: Orbus Software

Unternehmen profitieren enorm davon, wenn sie im Ausland in der Landessprache kommunizieren. Deshalb spielen Übersetzungen für uns bei der Erschließung neuer Regionen eine wichtige Rolle.

Jonathan Dean, Product Director, Orbus

Orbus Software ist ein globaler Softwareentwickler und führender Anbieter von Cloudlösungen für
die digitale Transformation. Im Jahr 2021 verzeichnete Orbus für seine iServer365-Plattform
ein Rekordwachstum von 700 %. Wegen dieser rapiden Expansion stand das Thema
Lokalisierung bei Orbus ganz oben auf der Agenda.

Die Herausforderung

Wie die explodierende Menge an Content übersetzen, die mit der globalen Expansion von Orbus einherging? Zwar arbeitete das Unternehmen bereits mit einem Übersetzungsdienstleister zusammen – allerdings mit ernüchternden Resultaten. Angesichts begrenzter interner Kapazitäten suchte das Unternehmen nach einer externen Lösung, die:

• hochwertige Übersetzungen garantierte
• einen schnelleren Rollout der eigenen Produkte ermöglichte
• den explodierenden Übersetzungsbedarf bewältigen konnte
• ein modernes Lokalisierungstool mit fertigen Integrationen bereitstellte

Die Lösung

Orbus entschied sich für Lokalise als cloudbasiertes Translation Management System. Gleichzeitig wurde Milengo als gestandener Sprachdienstleister beauftragt. Diese Partnerschaft ermöglichte es Orbus, lokalisierte Produkte schneller und effizienter auf den Markt zu bringen.

Unsere Reviewer mussten quasi keine Änderungen an den
Texten vornehmen. Die Inhalte waren sofort verwertbar.

Vladyslav Remnov, technischer
Redakteur, Orbus

Orbus Software hat ein Lokalisierungssetup realisiert, das Kosten einspart und wie folgt Mehrwert schafft:

• Ein zentral gesteuerter Lokalisierungsworkflow. Früher wurde Content zur Übersetzung manuell aus einem CMS in Excel-Tabellen oder Word-Dokumente kopiert. Dateien wanderten via E-Mail hin und her, und im schlimmsten Fall gingen Übersetzungen gar verloren.
• Dank Übersetzungssoftware und Automatisierungen sparen Teams Zeit, indem repetitive manuelle Aufgaben beim Übersetzungsmanagement eliminiert wurden.
• Muttersprachler, die nach ISO-Qualitätsstandards arbeiten, haben die Übersetzungsqualität maßgeblich verbessert.

Kundenstudie herunterladen

Fazit: Übersetzungsmanagement ist wichtig!

Spätestens wenn Ihr Unternehmen regelmäßigen Übersetzungsbedarf anmeldet oder ein stark ansteigendes Übersetzungsvolumen verzeichnet, gilt es, eine effektive Strategie für das Übersetzungsmanagement zu entwickeln.

So optimieren Sie die Zusammenarbeit Ihrer Teams und vereinfachen die Übersetzung verschiedener Inhaltstypen. Gleichzeitig sparen Sie Zeit und Kosten, verbessern die Qualität von Übersetzungen und sorgen für eine konsistente Kommunikation in allen Sprachen.

Unternehmen müssen selbst entscheiden, ob sie Übersetzungen intern handhaben oder outsourcen möchten. Wer eine Übersetzungsagentur beauftragt, lagert in der Regel auch das zeitintensive Projektmanagement aus, da derartige Agenturen über die entsprechende Expertise verfügen.

Übersetzungen planen mit Milengo

Milengo ist ein nach ISO 17100 zertifizierter Sprachdienstleister mit über 30 Jahren Erfahrung. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, ihre Übersetzungsprojekte effizient zu managen, indem wir maßgeschneiderte Lokalisierungsstrategien entwickeln – inklusive führender Übersetzungssoftware und Lösungen, die genau auf ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.

Vereinbaren Sie einen Termin und lassen Sie uns gemeinsam die ideale Übersetzungsstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln!